Tietosuoja
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Neva Arkkitehtitoimisto Oy (“Neva” tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelee asiakkaidensa, yhteistyökumppaneidensa sekä työnhakijoidensa henkilötietoja. Asiakkaalla tai yhteistyökumppanilla tarkoitetaan myöhemmin tässä yhteydessä myös mm. kaavaprosessin osallisia, kuten kaavasta valituksen, huomautuksen, muistutuksen tms. tehneitä henkilöitä sekä esim. rakennuslupaprosessin yhteydessä tiedotettavia naapureita. Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon, työnhakuprosessiin sekä tarjoamiimme palveluihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.
1. YLEISTÄ
Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä käsitteitä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Palvelumme ja verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan erikseen niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.
2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjä: Arkkitehtitoimisto Neva Oy
Y-tunnus: 1793624-3
Osoite: Kyttälänkatu 1, 33100 Tampere, Suomi
Sähköpostiosoite: ark@nevaarkkitehdit.fi
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET
Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:
- liiketoimintaan kuuluvien sovittujen palveluiden tuottaminen (sopimus)
- asiakas- ja yhteistyösopimusten tekeminen ja asiakkaan/yhteistyökumppanin tunnistaminen (sopimus)
- viranomaisasiointi asiakkaan tai yhteistyökumppanin puolesta (sopimus)
- asiakaspalvelu ja -viestintä (oikeutettu etu)
- yhteydenpito palveluiden tuottamiseksi eli liiketoimintasuhteen hallinnoiminen (oikeutettu etu, sopimus)
- avointen työpaikkojen täyttäminen, työnhakuprosessi, ml. hakemusten käsittely, haastattelut (oikeutettu etu)
- työnhakuprosessiin liittyvät henkilöarvioinnit (suostumus)
- laskutus ja saatavien perintä (oikeutettu etu)
- verkkosivustomme hallinnoiminen ja suojaaminen (oikeutettu etu)
- lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) (lakisääteinen velvollisuus)
- sisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (oikeutettu etu)
- mahdollisten takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (oikeutettu etu)
- väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)
Henkilötietojen käsittelyn palveluidemme tuottamiseksi, asiakassopimusten tekemiseksi ja niihin liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi oikeusperusteena on sopimussuhde tai sen valmistelu.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös rekisterinpitäjän tai kolmannen tahon oikeutetut edut. Esimerkiksi asiakassuhteen hoitaminen, asiakasviestintä, markkinointiin liittyvä henkilötietojen käsittely sekä henkilötietojen käsittely liittyen esimerkiksi raportointiin, sekä mahdollisten reklamaatioiden ja oikeusprosessien hoitamiseen perustuvat oikeutetulle edulle. Kaikessa oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä Neva huolehtii siitä, että käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja tietoja käsitellään tarkoituksiin, jotka vastaavat rekisteröidyn kohtuullisia odotuksia. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arvioimme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.
Jos käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi tai tiettyjen raportointivelvoitteidemme hoitamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet
| Henkilötietoryhmä | Esimerkkejä henkilötiedoista |
| Perus- ja yksilöintitiedot | – Etu- ja sukunimi – Henkilötunnus (vain, jos esimerkiksi asiakkaan tai yhteistyökumppanin valtuuttamana tehtävä viranomaisasiointi tätä vaatii) |
| Yhteystiedot | – Puhelinnumero – Sähköpostiosoite – Lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka |
| Organisaatiotiedot | – Yhteyshenkilön asema – Yhteyshenkilön edustaman yrityksen nimi ja tunniste (Y-tunnus tai vastaava tunnus) – Yrityksen yhteystiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero) |
| Rekrytointiin liittyvät tiedot | – Sukunimi, etunimet, yhteystiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero) – Hakijan hakemuslomakkeilla ja sen liitteissä ilmoittamat tiedot koskien haettavaa tehtävää – Tutkinto- ja koulutustiedot – Työkokemusta ja osaamista koskevat tiedot – Tiedot nykyisistä ja aiemmista työtehtävistä ml. työnantaja – Mahdolliset suositukset ja soveltuvuustiedot |
| Yhteydenpitoon liittyvät tiedot | – Mikä tahansa henkilötieto, joka on annettu osana yhteydenpitoa, esim. sähköpostin tai verkkosivujen kautta |
| Palveluita ja asiakasviestintää koskevat tiedot | – Sopimuksiin ja asiakasviestintään liittyvät tiedot |
| Verkkotunnistetiedot | – IP-osoite – Laite- ja verkkoselaintiedot |
| Laskutustiedot | – Laskutukseen tarvittavat tiedot (yrityksen tietojen lisäksi esimerkiksi tarvittaessa yhteyshenkilön nimi ja titteli) |
Keräämme henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi asioinnin yhteydessä, tai kun rekisteröity ostaa tai tilaa palveluitamme joko itse tai edustamansa organisaation puolesta, kun rekisteröity vierailee verkkosivuillamme, tai on meihin muutoin yhteydessä.
Saamme henkilötietoja myös mahdollisesti muista ulkoisista lähteistä, kuten toiselta yrityksen edustajalta, yrityksen internetsivuilta, ja julkisista tietopalveluista.
Rekrytointiin liittyen saamme henkilötietoja pääasiallisesti työnhakijalta itseltään ja soveltuvuusarvioinnin tekeviltä yhteistyökumppaneilta sekä mahdollisesti työnhakijan suosittelijoilta.
5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.
Lähtökohtaisesti säilytämme tietoja sovitun palvelun tuottamiseen vaadittavan ajan. Henkilötietoja säilytetään asiakas- tai yhteistyösuhteen keston ajan, jonka päättymisen jälkeen tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Voimme kuitenkin säilyttää osaa henkilötiedoista pidempään, jos se on tarpeellista oikeusvaateiden hallinnoimiseen ja puolustamiseen liittyvien oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.
Lakisääteisiin velvoitteisiin liittyen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tietty lakisääteinen velvoite sitä edellyttää. Esimerkiksi kirjanpitolaki asettaa velvoitteen säilyttää kirjanpidon tositeaineistoon kuuluvia tietoja tilikauden päättymisestä seuraavan 6 vuoden ajan.
Tilastot, jotka eivät sisällä luonnolliseen henkilöön yhdistettävää tietoa säilytetään toistaiseksi.
Rekrytointiin liittyen säilytämme henkilötietoja sovitun ajan tai enintään 2 vuotta siitä, kun valintapäätös on tehty. Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tiedot tietojärjestelmistä.
Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.
6. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT
Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Rekrytoinnissa saatamme käyttää yhteistyökumppaneita mahdollisen soveltuvuusarvioinnin tekemisessä. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille myös sovitun palvelun tuottamiseksi asiakkaalle tai yhteistyökumppanille. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.
Mikäli rekisterinpitäjä on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.
Neva käyttää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:
- Fennoa Oy
- Heeros Oyj
Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.
7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on salassapito– ja vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.
- Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
- Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
- Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
- Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
- Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
- Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Oikeuksien käyttäminen
Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.
Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.
Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.
10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.
Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 18.2.2022.